一回生、兩回熟 – 公司內開放空間會議第二彈

Yves Lin 從新加坡到台北，來參加了2016/5/24-25 的開放空間學習工作坊。這是之後發生在他們公司的第二場開放空間會議的整理，謝謝Yves Lin同意轉貼，跟更多的OST同好們分享。
原文出處：Yves Lin 敏捷進化趣 Agile FunEvo

今年中內部討論要不要辦開放空間會議（Open Space Technology）時，就決定今年至少要辦兩次，讓參與者可以比較兩次的差異性。所以在六月第一次舉辦後就接著安排九月的開放空間，第一次的主題是：『What can we do to support each other grow？ / 我們要做那些事情來相互支持成長?』，而這次的主題定為：

我們要如何在接下來的三個月創造最大的影響？
How can we create the most impact in the next 3 months?

稍作改變的活動規劃

跟第一次的主題相比，第二次的主題刻意訂的範圍小一點，比較聚焦。有兩個原因，一是因為組織文化比較行動導向，太發散或天馬行空的發想怕大家覺得浪費時間。二是也是為了讓大家了解其實主題或討論結果可以實踐在工作上面。

第一次安排的時間是一天半，第一天是開放空間，第二天是行動計畫（Action Planning）。而這次安排為一天加兩個半天：

　第一天下午（2 PM to 6 PM）用開放空間的形式來回顧過去三個月的工作結果
　第二天（10 AM to 6 PM）整天開放空間
　第三天早上半天（10 Am to 1 PM）行動計畫
有參加過開放空間的朋友大都會體驗到接近結束時頭腦打結的狀態，因為談論內容的大都超出平時工作的慣性，需要消耗特別多的腦力。所以特地分階段進行，讓大家能回家停機休息，進行結果比預期好許多，經過一晚的沉澱和休息，當進到下個階段時對談可以更深入。

第一天：三個月的回顧

主要是分享過去三個月在產品上的改變，有主題是團隊嘗試不同的工作模式，如 不同自省會議（Retrospectives ）的做法，也有出差過程中的收穫，我認為最有趣的有一個提出主題是『我們是否因為強調自我管理而損失了紀律? / Are we losing discipline over “self-managed"?』

第二天：開放空間議程

由於主題的改變，有許多議程是產品相關的，其他我印象比較深刻的文化相關的議題有：

我們是不是太安逸了? / Are we too safe?
我們要做些什麼加快自我管理團隊的進程？/ What else we need to do to faster self managed team?
我要如何說話才能讓別人安心說出他的想法和異議? / What should I say to others to have them share true opinion or disagreement to me safely?
公司組織相關的議題有：

跨團隊/部門的訓練與分享 / Cross Team/Department training and sharing
找人時技術優先還是人格特質優先？/ Hiring decisions (Technical competency vs personal traits)?
會議的情況如何? / How are your meetings?
技術相關的議題有

Microservices
What’s next for Continuous Delivery?
How to observe user behavior?
我自己提的一個主題是『會議的情況如何？』，做了一些調查和請大家提出建議。

調查花在會議時間的百分比、會議有沒有效、與參與會議的人數

第三天：行動計畫

第三天早上的行動計畫我們這一組提案 PPAP 計畫（Productive & Powerful Activity Participation，其實就是老人硬要裝新潮 XD，更多的 PPAP 傳送門），是針對如何讓會議或討論的時間投資報酬率（ROTI, Return On Time Invested）更高，計畫是先做調查看看每個團隊的會議時間和 ROTI 滿意度，小組再深入會談看看有什麼他們可以提供給團隊的技巧或協助。

第二次開放空間會議整體感覺

上次參與人數約公司人數的60%，這次大家了解到開放空間的意義就比較少人來了 XD，約 40%。而且會挑自己感興趣的參加，不一定會全程參與。

發生的對談的內容比第一次深入，也有許多較尖銳的討論發生，比如有夥伴直接對另一個部門說：『我不知道你部門今年做了什麼』 XD。

Keep:

1. 分開階段有休息停機時間
2. 一節一小時時間感覺剛剛好

Do more:

1. 如果開始前有簡單的破冰活動可以更容易進入狀況
2. Check in 跟 check out 感覺對我們這種內向型偏多的組織也蠻有效的
3. Review前提醒要分享的帶著數據來會更好

Do less:

1. 讓 talking stick 用傳遞的方式 ，因為放在圓圈中間要自己拿取會阻礙內向的人發言 （詳情請看後記）

為何要舉辦開放空間

有許多人問到開放空間有什麼好處，我認為第一個好處是創造一個空間，讓大家可以踏出自己的工作範圍，看看其他人的想法，和團隊外的人交流經驗，訓練踏出舒適圈的能力和習慣。

第二個好處是讓小問題長大之前先被提出來解決掉，當有安全的環境時，問題與阻礙就容易被提出來，很多心結或矛盾都是因為沒有機會溝通越長越大。但這跟軟體測試一樣，只能相信測試會減少以後的問題，但無法證明會減少多少未來的問題。

第三個好處就是讓團隊可以感受到自組織的環境，自組織太難說明了，而這是一個自組織的活動，說再多不如親自體驗。

開放空間會議中聽到印象深刻的幾句話

• 『我之前以為不能說的的話，結果聽到別人說出來都沒事，才知道原來這些話是可以說的。』
• 『我希望現在的開放空間是為了未來成為到處都是開放空間，隨時都可以自由的表達與討論。』
• 『當我聽到別人跟我有一樣的擔憂時我鬆了一口氣，原來不是只有我擔心這件事。』

後記

在開放空間群組分享這次的心得後，淑芳老師提醒了我發言權杖（talking stick）背後的意義有：

提醒說和聽的人的互相尊重，如果碰到比較有衝突的情境或者有人很愛搶話的時候，有助於增加彼此的尊重和互相傾聽的空間；
權杖放中間，也是一個讓每個人檢視自己的機會：熱情與責任之間連動有多強，熱忱足以克服不習慣踏出去拿權杖；
老師也補充說明發言權杖的使用方式也很有彈性：例如當在一個非常大的團體，不可能讓每個人都有機會說話，或者時間非常有限時，就把 tallking stick放中間，讓想說話的人去拿。當人數不多時，將talking stick 輪流傳給每個人，也是一種做法。

開放空間學習與教育訓練資源

對開放空間有興趣的朋友，可以參考以下的資源

• 開放空間科技引導者手冊：由發明者 Harrison Owen 所寫的手冊，我們家的 ScrumMaster 看完書就開始在部門內帶 Open Space了。
• 台灣開放空間FB社群、開放空間部落格：可看到近期在台灣舉辦的開放空間資訊。
• ICA Open Space 課程：ICA 每年定期會開一場 Open Space 的課程，非常實用，提供許多更有效引導活動的技巧。雖然我已經參加過一些 Open Space 的活動，還是有不少啟發。

延伸閱讀

如魔術般的神奇空間 – 公司內舉辦開放空間會議初體驗

學校如何讓學生成為更好的學習者--雙溪高中

2016.8.24  一早來到清翠舒適的雙溪高中，進校門就有點了解為什麼有人稱這裡是綠博士學校。

在開學前的暑期備課系列活動中，彭盛佐校長特別邀請了老師們一起來談談「學校如何讓學生成為更好的學習者」。校長在邀請函中說：

本校近年來已面臨少子化招生衝擊，且即將面對107年高中新課綱轉換及銜接
，個人認為對於學生的學習應立即做好調整課程發展架構的準備工作，對於校
本課程發展、如何建立學校課程地圖?一直到如何以學生學習歷程為基礎展開學
習輔導工作等，都有賴尋求全體教職員共識下推動。

所以邀請所有老師們一起來交流經驗、激盪想法，協力創造更棒的雙中。

一天的時間過得非常快，老師們在一個個主題下愉快而熱切地交談著。雖然時間有限，卻引發了許多想法，也蓄積一些合作的能量。

下午在簡單的彙整後，引導師請大家快速地提出未來需要努力的行動有那些？

結果一個個需要努力的方向和活動被提出來，而同時也出現不少關於「老師的時間不夠、把時間還給老師」等看似矛盾，卻也大家都會心一笑的卡片。就因為大家有這麼多熱情和理想，所以時間就怎麼都不夠用啊！

在這裡看到老師們對孩子們滿滿地關注，想著如何可以讓孩子有更好的學習、如何給孩子更適當的陪伴。校長說讓雙中的老師們能敞開心胸專注的討論是個很棒的經驗，希望接下來有機會把這種參與式的討論引進到宿舍、新生、家長...等其他活動。

就用下面這系列有如在亮麗的咖啡廳裡進行的活動照片，跟大家分享當天的過程！

「學習」&「教育」--崇光女中未來發展的機會與挑戰」

七月時，接到崇光女中校長的訊息，想利用開學前備課週為同仁辦工作坊，增強校園凝聚共識及正向解決問題的能力。希望邀集同仁們針對“如何讓學生學習更好？” “如何營造正向信任彼此協助校園文化”，並從討論中找到老師真正的困境，透由討論分享促進暸解並找出策略凝聚共識。

以下是校長發出的邀請函：

邀請崇光夥伴們來體驗一場別開生面的討論會！

在開放空間一起來構思有關「學習」「教育」及學校未來發展的可能性

今年四月隻身前往高雄參加三天兩夜的教育新視界校長工作坊，我有一些美妙而深刻的體驗與省思。回來後一直期待有機會也能讓崇光夥伴們體驗在開放自由的空間，帶著自己的想法和意見進行交流，為更好的學校，更吸引人的學校，獻上熱情與智慧。所以特別邀請開拓文教基金會蔡淑芳執行長，為我們引導這一場開放空間會議 (Open Space Technology，簡稱OST)，我們將在這一天半活動中展開一個讓不同背景的參與者能夠自由相遇對話的社會空間（social meeting place）， 一個好像我們小時候，廟前、大樹下人們自然地聚合，討論著生活裡的大小事，很多地方事務就在這個過程中得到關照和處理。( 蔡淑芳，2006），體驗豐富而有產能的會議方式；並以全新的視野看見領導、績效、彼此支持、重新活化組織精神的機會。
這是個以茶敘式的會議形式讓我們保持豐沛的活力與能量；每位參與者都有機會發言，不再有演講者與純聽眾的區別；您將有機會提出自己關心的主題，並邀請其他對您的主題有興趣的人一起分享討論；若您覺得沒有學到東西或認為自己在這項議題上已無貢獻，也可以運用您的「雙腳」很自由的到別組討論，或暫時退下喝杯茶休息一下；每項議題的會議紀錄會用大海報貼在「新聞牆」上沒有參加討論的人也可藉此了解其他組討論的情形進而引發創思或行動策略。
讓我們透過擬題、邀請、對話、討論的過程，享受專注聆聽、相互看見、理解支持與建立共識…。期待0822~0823在開放空間與大家理性感性相遇！ 

校長 周麗修 敬邀  2016/08/15

這一天上百位老師，陸續走進開放空間會場。開放的同心圓座位，有助於讓老師們從前一場講座活動轉換一下身心。

校長的開場與邀請後，引導師介紹完會議要怎麼開，主題牆上開始出現老師們所關注並願意提出來討論的主題。
第一天下午的3個小時，在兩輪個時段的討論+現煮咖啡+金牛角點心穿插下，快速地跑完了。

第二天從早餐開始，老師們進入各種不同主題的討論，蜜蜂蝴蝶多了起來。有主題的討論、隨意的交流在不同的角落裡進行著。

下午的彙整之後，有幾個行動方向被提出來，並進入行動討論，共創了幾個行動領域。

結束圓圈中，老師們回饋：很喜歡這樣的交流、本以為會是兩天的無聊課程，卻出乎意料地有趣而豐富，大家可以在融洽的氣氛中暢所欲言，很開心。

校長當初想要辦這個活動的期待，透過這一天半的開放空間過程，都被碰觸討論到了。活動結束代表著新的開始，期盼未來大家有更多的連結和參與。

2016年全球開放空間年會

WOSonOS是 『World Open Space on Open Space』的簡稱，一年舉辦一次。Open Space On Open Space就如其名，是運用「開放空間科技」這個方法來討論「開放空間科技」的會議，每年都會挑定在世界上某個城市進行。參與者都是開放空間科技的愛好者，來自全球各地。更有人每年都參加，儼然是開放空間科技愛好者的年度聚會。

這個聚會，最早是由開放空間科技的創始者哈里森．歐文 (Harrison Owen)，於90年代初期在美國華盛頓特區舉辦的。90年代中期開始在美國境內不同城市舉辦。2000年的WOSonOS移到了德國舉辦，成為更具國際性的聚會。迄今它已經在美國、德國、加拿大、澳大利亞、瑞典、丹麥、印度、俄國與烏克蘭、台灣（2009年）、智利、英國、塞爾維亞等國家與辦過。

2016年第24屆的年會將於11月 9-12日，由我們菲律賓open space社群的好朋友主辦，地點在馬尼拉。

8/31之前登記的朋友，可以獲得優惠的早鳥價格，過去台灣曾有一次近十位伙伴前往參加WOSonOS的紀錄，並於牛2009年承辦當年年會，歡迎有興趣的朋友們一起來去參與，去學習、去貢献，並感受那滿滿的熱情與能量！

（全球開放空間年會的特色之一是自動自發、自我服務。所以相關的交通和住宿安排多要請與會者自行處理安排，網站上會有一些訊息供大家參考。也請有興趣前往的朋友們特別注意：台灣前往菲律賓是需要辦理簽證的。）

詳細資料請參考主辦單位的2016年會網站

http://www.wosonos2016.com/

更多關於歷年來全球開放空間年會 Open Space on Open Space 資料，請參考：Open Space on Open Space 

打開學習空間~運用OST於學習的地圖

整理最近發生的、運用Open Space Technology 在各種學校或與學習相關的討論，標示在地圖上，供大家參考。

如果您有參與或知道的一些其他場次，也歡迎您提供相關資料給我們，我們再幫忙放上去。
(請聯絡 email：frontier at frontier.org.tw 蔡淑芳)

直接去看大地圖：http://bit.ly/2adoaAV

高中生的學習圖像--ost@小中正

（整理自中正高中簡校長臉書）

中正高中今年暑假的嚐試，辦理了一場迷你OST，
讓高中的新鮮人體驗不同的互動討論方式，並構思自己的學習圖像。

活動進行中圖像：

校長說：

一開始我介紹OST意義、原則、運作方式
然後邀請大家提議題
原以為會等一下子
結果不到五秒
第一個孩子就衝出來了
開心呀！

一起看看很有感覺的倒數計時影片：
 https://www.facebook.com/feiliccsh/videos/1114202575311505/

兩岸高中生OST開放空間論壇

2016年7月，在高雄有一場在高中校園裡的、特別的開放空間會議：

主題：  1.甚麼是有效學習?   2.高中生應該有甚麼樣的課程?
時間：2016.7.30
主辦單位：高雄市瑞祥高中
參與對象：高中同學、大學校友和老師們；來自中國的訪問學生

以下是來自瑞祥高中莊主任臉書關於這場活動邀請訊息：

兩岸高中生第一場OST開放空間論壇在高雄市瑞祥高中!
7/30(六)8:30~17:00在瑞祥高中五樓會議室將舉辦兩岸高中生OST，主題為高中生學習與課程，來自浙江湖州練市中學的學生將和高雄市瑞祥高中的學生一起對話。
透過OST聽聽高中生對於學習的想像、經驗、反思，也聽聽高中生他對課程的想像與期待，本次OST紀錄都將給瑞祥高中的107課綱核心推動小組做為未來課程規劃的參考。
如果你想了解兩岸高中生如何學習以及對課程的想法，如果你想體會OST的魅力，歡迎向瑞祥高中教務處實研組報名(瑞祥高中50個名額)。
我們將開放10個校友報名的機會，歡迎你回來談一談你的經驗。
也將開放10個高雄市非瑞祥高中學生參與的機會，請直接臉書傳訊你的姓名、學校年級和電子郵件即可，錄取後會通知。
本次研習將頒發相關研習證明，機會難得敬請把握。

一天的活動下來，莊主任形容大成功，與會者有很棒的交流。

有縮時攝影可參考：
互動 ． 開放 ． 信任 ． 熱情 ． 創新--2016瑞祥高中兩岸高中生開放空間論壇OST縮時攝影。

莊主任並於會後做了一些觀察整理，可供大家參考。